Account Manager : Call Action !!!

Kali ini mencoba menulis sesuatu yang lebih berisi dan bermanfaat 🙂 Yup mencoba menuliskan apa yang saya dapat dari belajar menjadi Account Manager. Hari pertama materi pertama dalah tentang menelepon customer atau calon customer yang singkatnya disebut Call Action !!!

Ada beberapa step yang dapat kita pelajari untuk menelepon customer atau calon customer, tentunya komunikasi yang baik menimbulkan relasi yang baik dan endingnya pasti Closing Penjualan 🙂 Ada beberapa step yang saya pelajari kali ini :

1. Rencanakan Call Action !!!
   Tahap pertama dari sebuah call action pastinya adalah perencanaan. Ya segala sesuatu pasti harus direncanakan dengan baik apapun itu. Hal apa sajakah yang perlu kita rencanakan dalam membuat sebuah call action :
   – Kapan ?
   Rencanakan waktu call action sebaik-baiknya, dan pastikan customer atau calon customer kita pada posisi yang dapat menerima telepon dan penjelasan dari kita dengan baik, Apabila tidak dapat atau customer sedang sibuk pastikan membuat janji untuk telepon berikutnya.

   

   – Target Customer
   Yang dimaksud sebagai target call action customer ini adalah, kita perlu tau informasi mendasar target customer kita mulai dari Nama, Jabatan, atau minimal ada di bagian apa orang tersebut bekerja. Lebih baik lagi apabila kita mengetahui apakah orang yang kita hubungi merupakan orang yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atau tidak.

2. Perkenalan Pertama
   Ramah ! Sopan ! itu adalah hal yang mutlak ketika kita menghubungi customer atau calon customer, karena kesan dalam komunikasi sangatlah penting untuk memulai step selanjutnya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada pembicaraan awal :
   – Sapaan
   Apabila baru pertama kali melakukan hubungan telepon pastikan menggunakan sapaan yang formal dan sopan sepert “Selamat Pagi/Siang/Sore Pak/Bu !” Apabila customer telah memiliki kedekatan personal dapat pula kita memberikan sapaan “Apa Kabar ?”, dll untuk berbasa-basi mencairkan suasana
   – Perkenalan
   Menyebutkan identitas diri sangatlah penting apabila kita seorang account manager yang baru , atau kita menggantikan kontak account manager lama, Namun saya sendiri merasa perlu menyebutkan minimal nama dan istitusi saya bekerja di setiap telepon, Karena kadang kita menghubungi fixed telp yang tidak tercantum nama peneleponnya maupun mengantisipasi nomor kita tidak dikenali oleh customer kita.
   – Nada Bicara / Intonasi / Gaya Bahasa
   Karena melalui telepon customer tidak dapat melihat gesture dan pembawaan kita untuk meyakinkan, satu-satunya cara untuk meyakinkan customer adalah melalui cara kita berbicara, maka nada bicara yang jelas haruslah dikuasai, intonasi dan penekanan akan hal-hal penting juga diperlukan, gaya bahasa tentu setiap orang memiliki style nya masing-masing namun dengan kepekaan tertentu kita dapat mengetahui gaya bahasa mana yang membuat customer nyaman.
   – Closing Statement
   Jangan pernah menutup telepon tanpa kejelasan step selanjutnya, mulai dari kapan kita bisa menghubungi yang bersangkutan kembali, kapan kita dapat keputusan akan sebuah janji, hingga penjadwalan ulang untuk komunikasi lanjutan.
3. Memasarkan Produk & Solusi
   Sebenarnya inti dari call action ini tak lain dan tak bukan adalah memasarkan produk atau solusi dari perusahaan bukan ? Jadi disinilah inti dari call action itu sendiri , hal-hal yang harus diperhatikan antara lain :
   – Jelas & Tidak Bertele-tele !
   Fokus dan menghargai waktu customer saat berkomunikasi adalah hal yang mutlak, tidak betele-tela meskipun juga harus memperhatikan sisi humanisme customer.
   – Persiapkan Konsep & Kebutuhan
   Bukan saatnya memberikan semua pricelist ke customer dan emminta customer untuk memilih sendiri produk kita. Perencanaan akan apa yang akan kita tawarkan klien, sesuai kebutuhan atau tidak, atau merupakan produk lanjutan dari produk yang sebelumnya dibeli oleh customer kita.
   – Produk ?
   Produk atau program yang kita tawarkan tentunya yang ada di perusahaan atau institusi kita, sesuai dengan prioritas yang biasanya diberikan oleh divisi sales dan marketing.
   – Solusi ? 
   Solusi biasanya penawaran yang diberikan karena kita sebagai account manager melihat adanya celah kebutuhan dari kendala yang dihadapi oleh customer.
   – “Haram” menggunakan istilah MENAWARKAN
   Saat ini orang atau customer sudah mulai defensif atau mengindari telepon yang menggunakan kata MENAWARKAN jadi dapat diganti menggunakan istilah MENYAMPAIKAN INFORMASI, MEMPERKENALKAN, dll
4. Menggali Kebutuhan
   Gali kebutuhan customer, sehingga tepat sasaran dan menghemat waktu. Mengumpulkan data customer mulai dari fakta-fakta terupdate, bahkan hingga teknologi yang digunakan. Paham akan kebutuhan dan personal touching atas kebutuhan customer juga kadang diperlukan.

   

5. Mendengarkan Keluhan Customer
   Pada dasarnya setiap manusia suka jika didengarkan, mendengar lebih dahulu daripada menyampaikan sesuatu. Namun yang harus diingat dalam mendengar keluhan adalah kita tidak boleh “Sok Tau” , menampung semua keluhan dan mencari tau solusinya.
6. Closing Step
   Tidak meninggalkan telepon atau closing call tanpa kepastian hubungan berikutnya, memastikan jadwal telepon selanjutnya apabila delay, memastikan jadwal jawaban atas penawaran, dll
7. Membuat Janji
   Dalam membuat janji pastikan hal-hal mendasar seperti jadwal waktu ( detail hingga tanggal, jam, dll ) , lokasi , person, dll
8. Negosiasi
   Bersiap untuk negosiasi, hampir tidak ada penawaran tanpa negosiasi, untuk itu mempelajari rule perusahaan tentang pricelist , produk pendukung, fasilitas, dll mutlak diperlukan sebagai senjata negosiasi dengan customer.

Bagaimana ? Sudah lebih mengerti ? Saya berharap tulisan ini bisa menjadi tambahan pengetahuan atau sekedar pelengkap pengetahuan tentang tugas Call Action seorang Account Manager. ^_^